10 sai lầm đáng nhớ khi bước chân vào nghề tổ chức sự kiện

0
118

Là một newbie trong bất kỳ ngành nghề nào cũng vậy, bạn đều phải trải qua những sai lầm trong quá trình làm việc. Và nghề tổ chức sự kiện cũng không phải ngoại lệ, vậy những sai lầm mà những newbie phải trải qua đó là gì? Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ về những sai lầm đắt giá ấy.

  1. Hiểu sai mục tiêu mà khách hàng của bạn hướng đến

Với mỗi sự kiện được tổ chức nhằm những mục đích khác nhau: Sự kiện pr sản phẩm, quảng bá thương hiệu, lễ khai trương cửa hàng, lễ động thổ, tiệc cưới,… Việc nắm bắt rõ ý tưởng, mục tiêu khách hàng của bạn hướng đến sẽ giúp bạn thực hiện những bước tiếp theo từ những việc lên ý tưởng cho sự kiện, chọn địa điểm, số lượng khách tham dự,… được tính toán chi tiết và lên một lịch trình phù hợp. Nắm bắt được suy nghĩ và mục đích khách hàng muốn hướng đến sẽ tạo ra sự giao thoa, đồng cảm như việc suy nghĩ của khách hàng sẽ như của bạn, từ đó tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng của cả hai bên làm tăng hiệu suất công việc và kết quả đạt được cũng khả quan hơn.

  1. Ký hợp đồng không rõ ràng

Sau khi hai bên trao đổi các ý tưởng và thỏa thuận một số điều khoản sẽ chính thức đi vào ký hợp đồng. Có một số trường hợp hợp đồng có những điều khoản không rõ ràng, sử dụng những cụm từ không rõ nghĩa mang lại cách hiểu sai trong một số trường hợp dễ gây ra tranh chấp. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không bắt bẻ được.

  1. Lập kế hoạch thất bại

Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện có rất nhiều vấn đề phát sinh, bạn không thể nào giải quyết và làm hết tất cả mọi thứ. Bạn cần làm việc có kế hoạch cụ thể với nhóm của mình để mọi thứ diễn ra theo đúng tiến độ, hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra. Việc lập kế hoạch thất bại đồng nghĩa với việc sự kiện bị trì trệ, mất niềm tin của khách hàng đối với bạn, mọi thứ đi vào ngõ cụt. Nên hãy lên kế hoạch thật chi tiết, làm mọi thứ theo đúng trình tự giảm thiểu rủi ro xảy ra.

  1. Chi phí phát sinh quá mức

Khi ký kết hợp đồng sẽ có một điều khoản về phần chi phí cho sự kiện được hai bên thỏa thuận, tuy nhiên trong quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện sẽ có một số phát sinh ngoài dự kiến chi phí sẽ gia tăng. Điều này rất dễ gặp ở những người mới bước chân vào nghề. Cách tốt nhất bạn nên dự trù sẵn những khoản chi phí phát sinh ngoài ý muốn để tạo được niềm tin và sự hài lòng của khách hàng.

  1. Ý tưởng cũ mèm, không đột phá sáng tạo

Những sự kiện được lặp đi lặp lại với những ý tưởng giống nhau, dần dần bị tụt hậu làm mọi thứ trở nên cũ kỹ không còn sức thu hút. Áp dụng đi áp dụng lại một ý tưởng tạo nên sự nhàm chán. Bạn không thể thu hút khách hàng bằng những ý tưởng của bạn thì sự kiện diễn ra cũng không có kết quả khả quan. Cần những bức phá sáng tạo trong ý tưởng, tạo nên sức hút riêng cho từng sự kiện. Qua đó sẽ cho thấy sự cố gắng nỗ lực của bạn và dần tạo nên sự khác biệt cho bản thân.

  1. Tính toán sai số lượng khách mời

Việc số lượng khách mời tăng quá số lượng quy định hay lượng khách đến ít tạo nên những sự cố không hề nhỏ đối với nhà tổ chức sự kiện. Số lượng khách mời tăng đột biến dẫn đến tình trạng thiếu chỗ ngồi hay việc số lượng khách tham dự ít sẽ tạo cảm giác sự kiện này tổ chức quá dở, không có tầm ảnh hưởng. Nên việc tính toán số lượng khách, dự trù lượng phát sinh là điều mà nhà tổ chức sự kiện phải hết sức lưu ý để giảm thiểu tối đa bất lợi.

  1. Chọn sai địa điểm

Địa điểm tổ chức là nơi sự kiện diễn ra. Sau một quá  trình dài làm việc lên kế hoạch thì đó là nơi phô diễn kết quả của bạn. Việc chọn sai địa điểm cũng giống như việc  đặt sai vẻ đẹp của mình vào nơi không biết thưởng thức cái đẹp. Hãy đảm bảo rằng địa điểm tổ chức sự kiện của bạn phải phù hợp với yêu cầu của khách hàng và làm bật nên sự kiện được tổ chức, tạo sự tương tác tốt giữa những người tham gia.

  1. Không thu hút được sự quan tâm của khách mời

Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích quảng cáo sản phẩm, quảng bá thương hiệu hay làm làm động thổ cho dự án nào đó,… Nếu thông qua sự kiện mà không thu hút được sự quan tâm và phản hồi của khách mời tham dự thì đó chính là sự thất bại thảm hại của sự kiện mà bạn tổ chức.

  1. Làm việc nhóm không đoàn kết

Muốn đi nhanh hãy đi một mình muốn đi xa hãy đi cùng đồng đội. Làm việc nhóm sẽ tăng hiệu quả tối đa cho công việc bạn đang thực hiện, cùng nhau hoàn thiện điểm thiếu sót nhưng nếu nhóm bạn làm việc không có sự gắn kết, rời rạc, việc ai nấy làm sẽ tạo ra việc của các bộ phận không khớp nhau. Có thể dẫn đến xung đột nội bộ.

  1. Không có những phương án phụ

Trong một kế hoạch  luôn có những phương án phụ đi kèm tránh trường hợp phát sinh những yếu tố ngoài ý muốn. Việc dự trù thêm một vài phương án sẽ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn mà không lo bị đánh bất ngờ.

Trên đây là 10 sai lầm chí mạng mà bất kỳ newbie nào cũng dễ gặp phải. Nhưng đừng sợ hãy làm và tự đúc kết kinh nghiệm cho bản thân bạn, phạm lỗi là điều khó tránh khỏi nhưng đừng vì thế mà nản lòng. Hãy tự hoàn thiện kiến thức cũng như tích lũy kinh nghiệm cho bản thân nhé!

ChaiChai

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here