Lập kế hoạch tổ chức sự kiện- Sự thành công chạm đích

0
314

Tổ chức sự kiện là từ khóa không còn mới lạ đối với những doanh nghiệp, công ty,… nhằm quảng bá thương hiệu sản phẩm, tạo sức hút nhất định với đối tượng khách hàng mà họ muốn hướng đến. Vậy điều gì là phần cốt lõi để sự kiện diễn ra thành công nhất? Đó chính là phần lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

Việc xây một ngôi nhà vững chắc cần có một nền móng hoàn hảo bền vững cũng như việc tiến hành tổ chức sự kiện thành công thì cần phải có một kế hoạch tổ chức chi tiết, rõ ràng. Có một kế hoạch tốt có những phương án dự bị khác nhau hạn chế thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện và cho đến khi kết thúc sự kiện. Tùy vào sự kiện đó nhắm đến quảng bá sản phẩm hay tiệc tri ân khách hàng, nhà đầu tư,… mà có thể thay đổi một số bước. Bạn là môt người mới và có kế hoạch tổ chức sự kiện nào đó sắp tới thì bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 7 bước cơ bản để lập ra kế hoạch cụ thể:

Bước 1: Xác định loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức

Xác định rõ loại sự kiện nào mà bạn và khách hàng đang muốn hướng đến: Festival, sự kiện cá nhân( đám cưới, đám hỏi,…), lễ tri ân khách hàng cuối năm, buổi đấu giá, lễ kỉ niệm ,… Mỗi sự kiện có một cách tổ chức riêng, một không gian tổ chức riêng. Việc xác định loại sự kiện nào mà bạn buốn tổ chức là công việc đầu tiên bước vào kế hoạch, điều này giúp bạn có một hướng đi chính xác cho quá trình tiếp theo.

Bước 2: Xác định mục tiêu sự kiện muốn tổ chức

Mỗi khách hàng có một tiêu chí riêng cho sự kiện mà họ muốn tổ chức, mong muốn sự kiện diễn ra nhằm mục đích: Quảng bá sản phẩm mới của công ty, cho ra mắt thiết bị mới phục vụ cho nhà nông, tri ân khách hàng than thiết, quảng cáo các dịch vụ mới của công ty,…Việc xác định được mục tiêu mà khách hàng hướng đến sẽ tạo được niềm tin và dần dần xây dựng các bước tiếp theo trong quá trình thực hiện.

Bước 3: Xác định thời gian tổ chức sự kiện

Việc xác định thời gian tổ chức sự kiện cũng là một phần thiết yếu trong bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Dựa vào yếu tố tâm linh của người Việt, người Việt quan niệm ngày giờ là yếu tố quan trọng trong việc bắt đầu một việc mới, một khởi đầu mới. Điều này làm cho khách hàng một phần nào đó an tâm hơn và tin tưởng.

Bước 4: Xác định địa điểm diễn ra sự kiện

Địa điểm diễn ra sự kiện sẽ là yếu tố đem lại sức hút đối với cộng đồng đặc biệt là các sự kiện quảng bá sản phẩm mới. Điều này góp phần tạo nên điểm nhấn, thu hút sự chú ý đối với những người xung quanh, cũng là một yếu tố góp phần tạo ấn tượng trong mắt khách hàng. Sự kiện diễn ra ở địa điểm phù hợp và thuận lợi sẽ tạo nên sự ấn tượng trong lòng khách hàng cũng như sự tương tác tốt hơn. Vậy nên bạn phải cân nhắc kĩ lưỡng về việc chọn địa điểm để chương trình diễn ra tốt đẹp.

Bước 5: Xác định cơ sở vật chất cần dùng trong tổ chức sự kiện

Xác định những vật dụng cần thiết để thiết kế trang trí sự kiện, các dụng cụ: bàn ghế, thảm, micro,… những vật dụng phù hợp cho buổi sự kiện diễn ra thành công.

Bước 6: Ứơc lượng khoản ngân sách cần cho sự kiện

Việc dự trù ngân sách tài chính là một trong những yếu tố quan trong trong kế hoạch tổ chức sự kiện, việc dự trù kinh phí, tính toán chi tiêu tài chính phục vụ cho sự kiện sẽ giúp cho kế hoạch được thực hiện suôn sẻ hơn. Tính toán kinh phí dự trù để đề phòng trường hợp có những sự cố ngoài ý muốn xảy ra. Rà soát những khoản doanh thu mà sự kiện có thể đem lại để điều chỉnh lại kế hoạch hợ lý hơn.

Bước 7: Phân chia công việc cho từng bộ phận

Mỗi bộ phận trong tổ chức sự kiện có một nhiệm vụ riêng : bộ phận âm thanh, bộ phận ánh sáng, bộ phận thiết kế, bộ phận hình ảnh,người dẫn chương trình… mỗi một bộ phận đều có một chức năng riêng và khi liên kết tạo thành một khối thống nhất để tạo nên một sự kiện diễn hoàn chỉnh, đúng với mục tiêu đề ra của sự kiện.

Trên đây là bảy bước quan trọng trong phần lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Để một sự kiện diễn ra hoàn chỉnh bạn cần có một kế hoạch cụ thể, điều này là bước quan trọng để sự kiện cần tổ chức được diễn ra thành công.

ChaiChai

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here