Tổ chức sự kiện thành công chỉ với 6 bước

0
203

Với bất kì các dự án nào trong mọi lĩnh vực đều phải có một quy trình nhất định để thực hiện theo. Cũng như nghề tổ chức sự kiện, mỗi dự án sự kiện được tổ chức cũng đều phải có một quy trình thống nhất trong việc xây dựng tổ chức sự kiện. Vậy quy trình đó diễn ra như thế nào? Bài viết này tôi sẽ gợi ý một số bước trong quy trình đó.

 

1.Nhận dự án sự kiện cần tổ chức

Để đưa một sản phẩm hay một thương hiệu hay một cơ sở mới,… cần phải có một sự kiện được tổ chức: Lễ ra mắt, khai trương, PR sản phẩm,… Lúc này cần liên lạc với công ty chuyên tổ chức sự kiện để phối hợp thực hiện.

2.Tìm kiếm, thu thập thông tin khách hàng yêu cầu tổ chức sự kiện

Tùy theo mục đích mà khách hàng hướng đến mà người tổ chức sự kiện phối hợp và thấu hiểu yêu cầu của khách hàng để mang lại chủ đề phù hợp nhất đối với sự kiện được tổ chức. Việc thấu hiểu được điều khách hàng mong muốn là bước quan trọng tiên quyết trong quy trình tổ chức sự kiện.

3.Phân tích và báo giá

Dựa theo những tiêu chí khách hàng đưa ra, kết hợp các thông tin thu thập được liên quan đến sự kiện cần tổ chức thì bên tổ chức sự kiện phải bắt đầu công việc phân tích các yếu tố trong sự kiện đó : Lập ra chủ đề chính của sự kiện, nội dung sự kiện truyền tải đến đối tượng khách hàng mong muốn, hác thảo và hình thành concept,…

Báo kinh phí tổ chức và bao gồm phần kinh phí dự trù nếu có phần phát sinh thêm.

4. Ký hợp đồng và chuẩn bị sự kiện

Sau khi đã thống nhất được ý kiến và báo giá thành công thì bên tổ chức sự kiện và khách hàng ký hợp đồng để chuẩn bị chính thức cho việc tổ chức sự kiện được yêu cầu.

Nhóm lập kế hoạch chi tiết, đề ra các phương án tối ưu nhất. Tổng hợp các ý kiến về chủ đề, nội dung, … để đưa ra một kế hoạch cụ thể, chi tiết để khách hàng dễ hiểu nhất từ thông điệp, chủ đề, ý nghĩa, chất lượng sự kiện mang đến. Từ kế hoạch đó làm cho khách hàng hình dung được cách mà người sự kiện thực hiện để tăng độ tin tưởng và cho khách hàng thấy trước kết quả trong một phạm vi nào đó.Thông qua việc thuyết trình bản kế hoạch trước khách hàng và cùng nhau chọn ra phương án cuối cùng hợp lý nhất để thực hiện các bước tiếp theo của kế hoạch.

5.Triển khai kế hoạch

Sau khi đã thông qua được sự chấp thuận của khách hàng về các chi tiết, chủ đề, nội dung của chương trình sự kiện. Bên tổ chức sự kiện sẽ triển khai kế hoạch các bước kế tiếp:

Thực hiện các công việc trong kế hoạch.

Phân chia công việc cho từng bộ phận thực hiện.

Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn.

Liên tục cập nhật những chi phí phát sinh thêm và kiểm soát nguồn tài chính.

6.Tổng hợp và kết thúc dự án tổ chức.

Sau quá trình thực hiện tổ chức sự kiện, bên tổ chức sự kiện cần phải:

Tổng kết thu thập lại các hình ảnh diễn ra, video, số liệu để lưu lại làm tư liệu tham khảo cho những dự án sau và qua đó khắc phục những điểm còn hạn chế trong quá trình tổ chức sự kiện

Liệt kê, tổng hợp chi phí sau khi sự kiện kết thúc kể cả chi phần chi phí phát sinh.

Nghiệm thu dự án và thanh lý hợp đồng

Tính toán lợi nhuận

Họp nhóm chia sẻ kinh nghiệm và khắc phục những lỗi sai trong quá trình thực hiện.

 Trên đây là 6 bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện, giúp bạn có hướng đi rõ ràng cho sự kiện bạn mong muốn tổ chức. Chúc các bạn thành công.

ChaiChai

 

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here